こんにちは、鬼川桃果です。
今や身近にデジタル媒体があるのが、あたりまえになっていますよね。
画像や文書、データといういろいろなものをいつでもダウンロードできるようになり、ペーパーレス時代になりました。
一方でデバイスには容量というものもあり、いろいろなデータをダウンロードしていくと、どんどん減っていきます。
保存するだけで、なかに入っているデータを整理せずにいるデメリットやリスクはいくつもあります。
そこで今回の記事では、そうしたデータの整理についてお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。
データ整理をするメリットとデメリット
紙を電子化することが増えてくると、なかなかデータが整理できてなくて…
種類もバラバラ、３年前に保管したファイルがなかなか見つからないんだ。
なにかいい整理方法ないかな？
確かに…そろそろデータ容量もいっぱいになりそうね。
このタイミングを使って、さっそく整理していきましょう！
効率化と時間
データがあちこちに散らかった状態だと「あのファイルってどこにある？」と聞かれたときに、とっさに探す時間が増えてしまいます。
その結果、今やっていた業務がストップしてしまうことになり、効率も落ちてしまいます。
相手を待たせてしまうことにもなってしまうので、データ整理をすることによって、そういった状況をなくすことができ、効率アップや探すことにかける時間を有効に使うことができます。
誤操作
名前のないファイルが複数あったり、作成途中のデータがいくつもありませんか。
そういったものがたくさんあると、どれが最新のものかわからなくなってしまったり、違うデータを共有してしまったりといった、誤った操作を防ぐことができます。
普段からデータを整理しておくことで、そういったことも事前に防ぐことができます。
保管スペースやコスト
保管するデータが多ければ多いほど、容量が減っていきます。
デバイスの動きが遅くなるだけでなく、足りなくなったら新しい容量を用意する必要があるということになりかねません。
永久にデータを増やすことも可能ですが、保管スペースやそのコストを抑えることで、管理もスムーズになります。
増やすことばかりでなく、自分で管理できる範囲でデータを所有することも大切です。
データ整理をルール化してみよう
書類の電子化は大変便利ですが、それらを整理できていなければ、意味がありません。
さまざまな種類のデータを整理するためには、ずばり「ルール化」しておくことがポイントです。
データ整理で悩んでいる方に向けた片付け術が書籍になりました。
それが『仕事やプライベートで使える マニュアル化でシンプルにするデータ整理術』です。
【目次】
１部 データ整理の役割と情報管理
２部 どんなデータを保管しているか全体を把握しよう
３部 ファイルタイトルをルール化して名前をつけよう
４部 カテゴリフォルダを作って分類しよう
５部 保管と見直しのマイルールを作ろう
６部 メールボックスの整理
おまけ パソコンのフォルダ管理に便利な機能
本書は
・時間をかけて整理術の本を読んでも実践できなかった。
・整理が苦手、何度も挑戦したけど挫折した。
・紙と違って見えにくいし、どう整理すればいいのかわからない。
という方にも使えるデータの整理に特化した内容になっています。
また、「分厚い本を読んでいる時間がない」という忙しい人向けにミニ書籍になっているので、気軽に目を通してみてくださいね。
『仕事やプライベートで使える マニュアル化でシンプルにするデータ整理術』
鬼川桃果 (著), MBビジネス研究班 (著, 編集)
発売日：2024/09/13
この本は電子書籍になりますので、以下より詳細をご確認ください。
amazon Kindle版
楽天ブックス
その他の電子書店でも確認していただけます。
ぜひデバイスをチェックして、スッキリ整えまてみしょう！
本書が少しでもあなたの役に立てますように。
・紙書類の片付け術はこちら
・デスク周りの片付け術はこちら
・お部屋の片付け術はこちら
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
鬼川 桃果
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